Deelname Vakbeurzen, Oportuniteit voor de Antwerpse Diamantair | NL

De tijd dat de groothandelaars naar Antwerpen kwamen met “cash” (dit is nu zelfs verboden) om hun voorraad aan te leggen behoort sinds enkele decennia definitief tot het verleden. Het was de periode toen de beurszalen stampvol waren met kopers en verkopers.
Heden ontvangt de Antwerpse diamantair niet alleen zijn klanten op zijn bureel maar moet hij zelf naar de klant gaan. Om zijn klantenbestand uit te breiden moet hij prospecteren. Prospectie is een lange moeizame weg waar de diamantair als handelsvertegenwoordiger bij de potentiële klanten moet gaan aankloppen. Ofwel valt hij op zogenaamde groothandelaars die geen eigen vermogen hebben (een bureeltje huren met een safe van vòòr de 1ste wereldoorlog, en zonder persoonlijke stock of vermogen) ofwel bij de grote juwelenfabrikanten, groothandelaars waar de diamantair mag aanschuiven in een wachtzaaltje met de andere leveranciers. De eerste vraag die hij dan krijgt: hoeveel onder Rap? Tweede vraag is: hoeveel maanden krediet geeft u ? Een andere mogelijkheid is naar de vakbeurzen gaan en de standen “afschuimen”. Meestal huren de juwelen fabrikanten een grote dure stand en moet deze zoveel mogelijk rentabiliseren, m.a.w. prioriteit voor de potentiële klant die in de stand binnen komt. De diamantair komt dan ook meestal ongelegen, er zijn zelfs vakbeurzen waar leveranciers niet binnen mogen o.a. in L.A.

Voor al deze redenen zal de diamantair toch de grote stap zetten om deel te nemen aan één of meerdere vakbeurzen. Maar deelnemen aan een vakbeurs vraagt een voorbereiding en een follow up die even belangrijk zijn als de beurs zelf.
Men moet er vooral niet van uit gaan dat tijdens de vakbeurs de kosten gedekt zullen worden. Er is maar één vakbeurs waar dit mogelijk is en dat is de vakbeurs van Hong Kong waar u stenen kunt verkopen en cash ontvangen. Andere vakbeurzen dienen om contacten te leggen, zich bekend te maken en voor de toekomst te werken. Er zijn zelfs vakbeurzen zoals die van Bazel waar theoretisch niet mag verkocht worden “ foire des échantillons- Müstermesse”. De balans van een vakbeurs kan men slechts op een 5 jaren planning opmaken. Men mag ook niet vergeten dat indien u aanwezig bent op een vakbeurs u zal opvallen als nieuwkomer.
Na enkele jaren wordt u een vaste waarde, maar als u niet meer deel neemt gaan de bezoekers zich vragen stellen, is het om financiële redenen of is de firma in moeilijkheden? Laat u niet afschrikken door de aanwezigheid van grote firma’s, u hebt zeker iets dat de grotere niet hebben, betere en snellere service, u zult meer moeite doen om iets speciaals te zoeken voor uw klant enz. De klant spreekt rechtreeks met de “baas” en niet met talrijke verkopers. Men heeft de supermarkt maar ook de kleine boetiek veel klanten gaan niet graag naar supermarkten.

Indien u verkiest om deel te nemen aan vakbeurzen moet u een selectie maken tussen de honderden aanbiedingen van vakbeurzen. U moet er van uitgaan dat als u voor de eerste keer zult deelnemen u niet de beste plaats zult krijgen. Het is slechts jaar na jaar dat u een betere plaats zal bekomen.

De eerste vraag is: waar wens ik mijn cliënteel te maken of uit te breiden ? U moet de keuze maken tussen mega vakbeurzen, Bazel, Hong Kong, Vicenza, Tokio enz. waar u sowieso op een wachtlijst zal komen te staan of de kleinere lokale vakbeurzen in Frankrijk, Italië, Spanje Duitsland, Bahrein enz.
Het is aan te raden om als proef eerst deel te nemen aan een kleinere betaalbare vakbeurs, aangezien de mega vakbeurzen peperduur zijn.

U hebt besloten om deel te nemen aan een vakbeurs

Dag – 6 maanden
De organisator bevestigt u dat u een plaats zult krijgen meestal met een grondplan van de tentoonstellingsruimte, met verzoek om een voorschot te betalen om uw standplaats vast te leggen. In dit stadium hebt u nog steeds de mogelijkheid om met de organisator te onderhandelen voor een betere ligging. U krijgt meestal een zwaarlijvig dossier met alle mogelijke bestelbons. Lees aandachtig elke bladzijde waarvan u één exemplaar ondertekent en opstuurt en de andere bijhoudt in uw eigen dossier. Indien er geen tweede exemplaar voor de exposant voorzien is (zeer zeldzaam), moet u er een fotokopij van maken. Indien het een vakbeurs is in Europa mag u niet vergeten een parkingplaats te bestellen, want tijdens de vakbeurs is het onmogelijk om nog een plaats te vinden in de buurt van de beurs daarbij genomen dat alle fout geplaatste wagens onverbiddelijk worden weggesleept.
De grootte van uw stand is niet zo belangrijk, u kunt in sommige beurzen vanaf 9m2 een stand krijgen, bij andere minimum 12m2. Het is niet de grootte van uw stand die de klant binnenlokt maar de boodschap die u geeft via uw etalage. Wat is de boodschap ? Uw specialisatie, uw niche: ik verkoop zeer goedkope Indische goederen in massa, dan is het aan te raden om schaaltjes met uw goederen te tonen. Ik verkoop fijne “Anwterp cut” goederen, ideal cut, voeg er dan enkele technische tekeningen van uw slijpsel bij . Ik verkoop fantasieslijpsel, enkele didactische foto’s van fantasieslijpsel dat men van ver kan zien. Ik verkoop certificaat stenen dan moet u de individuele stenen tonen, hetzij met de verzegeling en talrijke documenten, hetzij in kleine doosjes, stuk per stuk. Een slogan in uw etalage of op het frontpaneel boven uw stand dat onmiddellijk aankondigt wat u specialiteit is, is aan te raden. Als een klant moet zoeken wat u juist doet, dan bent u verkeerd bezig, want klanten hebben zo een groot aanbod dat zij geen tijd hebben om te raden wat u specialiteit is, zij lopen dan gewoon door. Vergeet niet een verzekering te nemen voor BA, dit kan u doen via uw makelaar maar ook via de organisator. Bij sommige beurzen is het ook verplicht om een aparte brandverzekering te nemen.

Dag -5maanden
U kent nu de plaats, de datum en ligging van uw stand. Ofwel neemt u de standenbouwer van de vakbeurs ofwel neemt u een zelfstandige standenbouwer in het land waar de beurs plaats heeft, maar u kunt ook een standenbouwer uit Antwerpen onder de arm nemen indien het een Europese vakbeurs is.

Standenbouwer van de beurs: U krijgt een propere anonieme stand tussen de anderen. Voordeel is wel dat indien u niet tevreden bent, u de mogelijkheid hebt om naar de organisator te stappen die uiteindelijk de standenbouwer heeft aanbevolen (en hiervoor ook een commissie krijgt). De standenbouwer heeft ook een ploeg stand-by voor kleine incidenten zoals een lamp die springt of u wenst nog een stoel of een kastje bij te zetten. De verlichting van uw etalage is zeer belangrijk er bestaan talrijke verschillende soorten halogeenlampen, spots en neonverlichting waar u tussen moet kiezen.
De vraag is wat gaat u tentoonstellen ? Witte diamanten, gekleurde diamanten, robijnen, saffieren, smaragden of juwelen. Eens u de goede temperatuur van licht gevonden hebt moet u ervoor zorgen dat u deze opschrijft voor de volgende beurzen. U moet tijdens de vakbeurzen opletten waar men van ver de beste etalageverlichting kan uithalen. Er zijn etalages waarvan de verlichting van ver aantrekt andere die in de massa verdwijnt.
Indien u niets speciaals bestelt bij uw standenbouwer zal hij ofwel een neonbuisje steken of gewone spots. De firma Eikhorst in Duitsland heeft hiervoor een volledige gamma lampen ter beschikking voor exposanten, u moet hun juist maar vertellen wat u gaat te toonstellen.

Uw eigen standenbouwer: U hebt meer mogelijkheden om een origineel design te hebben dat uit de massa zal springen. U moet wel zorgen dat uw standenbouwer de reglementen krijgt van de beurs (maximum hoogte, opbouw en afbraak periode, laad- en los kade enz). Hiervoor zijn de beursorganisatoren, wegens veiligheidsmaatregelen, zeer streng.

Een belangrijk element is dat u uw vitrinekasten goed op slot kunt doen, dat u een overzichtelijk stand hebt waar u de klant ontvangt. Dat u en uw medewerkers de klanten in het oog kunnen houden. U zal eerlijke zakenmensen binnen krijgen maar mogelijk ook professionele dieven die zelfs op bestelling werken.
Er zijn reeds miljarden Euro’s gestolen de laatste decennia op de verschillende vakbeurzen en dit steeds tijdens de bezoekuren.

Wat hebt u nodig (dossier van de beurs)
Buiten uw etalages, één of meerdere burelen en stoelen en legkastjes om folders en documentatie op te bergen. Het is aan u te beslissen of u een zithoekje wenst waar u de klanten die wachten een verfrissing kan aanbieden, een kitchinet voor de maintenance enz. Vergeet de prullenmand en de kapstok (in de winter) niet. U kan bij de organisators alles huren, ijskast, videoschermen en recorders, staanders voor folders enz. (asbakken kan u niet meer krijgen aangezien de meeste vakbeurzen nu rookvrij zone zijn geworden).
De organisatoren zorgen meestal voor de reiniging van de gangen en de standen zoals stofzuigen en poetsen van de meubels. Indien u verkiest om uw stand zelf te onderhouden moet u een kleine stofzuiger mee nemen, poetsdoeken, en keukenrollen om de burelen netjes te maken ‘s morgens maar ook producten om de vitrines op te poetsen, deze zijn tegen de avond meestal vuil geworden door vingerafdrukken.
U moet zorgen dat u ook minstens één weegschaal hebt, maar ook sorteerlampen, rekenmachines, klein bureelgerief (kleefband, rubber, bureelspelden, potlood, enz.) schupjes, loepen, doekjes, sorteerblokken, ziften, Leveridge, een fles methanol en sorteertangen meeneemt. Ik heb persoonlijk altijd gewerkt met een checklist op Excel dat men kan afpunten vòòr het vertrek, deze checklist kan u bij elke vakbeurs uitbreiden aangezien er altijd iets ontbreekt. Wenst u een happening te organiseren b.v. een receptie, of een juwelendefilé moet dit wel op voorhand met de beursorganisatie geregeld worden. Er zijn ook mogelijkheden om dit buiten de beurs te organiseren b.v. in een groot hotel dicht bij de beurs.
Wenst u een persconferentie te organiseren voor een speciaal nieuws doet u dit beter in de beurs met een ontbijtpersconferentie of een lunch. Wenst u de fabrikanten-exposanten uit te nodigen is het beter dit na de beurs rond 19 uur te organiseren, met een wandelbuffet, dit heeft het voordeel dat men meer contacten kan leggen en niet verplicht is om aan één tafel te blijven zitten. Dit kan gepaard gaan met een klank- en lichtspel over uw ontwerpen, zonder uw gasten te overdonderen want dit geeft dan weer een negatief effect. U kan ook een voordacht organiseren met een bekende spreker over een bepaald hot item, gemmologisch (synthetische of behandelde stenen, nieuwe edelstenen), economisch (e-commerce, stockbeheer, kredieten, enz.)of meer politiek gericht (bv impact van het Kimberley proces of in- en uitvoer reguleringen in bepaalde landen).
Men moet ervan uitgaan dat deze onderwerpen voor ons soms afgezaagd lijken, maar voor de buitenstaander kan het nieuws zijn waarvan hij wel iets over gelezen heeft maar nooit een goede uitleg gekregen heeft.

Bestellen
U hebt een telefoonlijn nodig indien u wenst met uw bureel of klanten te faxen of te mailen. Voor de maintenance is een kleine koelkast en een koffiezetmachine zeer handig zo kan u uw klanten een verfrissing aanbieden. Frisdrank en plastic bekertjes kan u op de lokale markt kopen. U kan ook beroep doen op de catering van beurs, in dit geval is het beter het op voorhand te bestellen. Als u belangrijke klanten wenst te ontvangen voor een receptie op de stand, kan u champagne aanbieden met de nodige hapjes, dit is dan zuiver catering van de beurs. Zo een receptie is aan te raden rond het middaguur of tegen het einde van de dag, rond 17 uur.

Hotel
U moet zo snel mogelijk een hotel vastleggen, aangezien er op de bewuste datum veel mensen naar de beurs zullen komen (exposanten en bezoekers) zullen de best gelegen hotels vol zitten. De eerste maal zal u zich moeten tevreden stellen met een verder gelegen hotel. Maar ik raad u aan om toch uw firma op de wachtlijst van een naburig hotel te laten zetten. Niets is zo onaangenaam dan na een zware dag op de vakbeurs nog eens een uur of twee te moeten rijden naar uw hotel.

Safe
Er zijn twee opties: uw goederen s’avonds insluiten in een kluiskamer van de organisator ofwel een eigen kluis bestellen voor op uw stand.
De eerste optie is de goedkoopste, u moet uw goederen in een kistje of attaché-case met slot afgeven, tegen een ontvangstbewijs, bij de bewakers van de gezamenlijke kluis. U moet wel rekenen op een 15 à 30 minuten om uw goederen in te sluiten en ongeveer hetzelfde ‘s morgens als u de goederen komt afhalen aangezien er veel mensen op dit systeem beroep doen. Ik heb meegemaakt tijdens de vakbeurs van Vicenza dat de verantwoordelijke voor de safekamer, die met een kloksysteem werkt, zich vergist had met AM en PM zodat zondagmorgen toen de exposanten hun goederen wensten uit de safekamer te halen de klok vaststond op 9 PM en de kluis dicht bleef. De verantwoordelijke was naar “spiaggia” vertrokken en kon pas tegen 5 uur in de namiddag terug gevonden worden. Met andere woorden hadden er een honderdtal exposanten geen goederen op de beste dag van de beursperiode en hebben zij daarvoor nooit een vergoeding mogen ontvangen. Een safe huren is dus de beste oplossing, neemt deze niet te klein want uiteindelijk is het verschil van prijs tussen een kleine en een grote safe miniem in de algemene onkosten. U kan er dan ‘s avonds ook uw weegschaal en uw computer in wegbergen.
Ik ben persoonlijk steeds voorstander geweest van een video opname van de stand en de vitrines (dit heeft mij de mogelijkheid geven om een professionele bende te laten klissen in Italië).

Enkele tips
Indien mogelijk één of twee verkopers en één persoon die alles in het oog houdt. Deze persoon kan gelast zijn met frisdrank of koffie geven of de klanten te verwelkomen, maar heeft als eerste opdracht de nieuwe klant te observeren. Op uw werktafel zo weinig mogelijk onnodige rommel, juist het nodige (lamp, sorteerblok, weegschaal). Laat nooit meer dan één lot zien aan een onbekende klant. Vergeet niet dat een beroepsdief meestal netjes afgeborsteld bij u binnen komt, hij kan lief en hoffelijk zijn, maar ook een beetje arrogant. De meeste hebben geen visitekaartje of één die zij van een juwelierszaak hebben genomen. De dozen met de goederen beter achter u en één voor één een doos nemen. De vingers van de klant in het oog houden en u niet laten afleiden door zijn kompaan. Dieven spelen meestal met hun vingers (zoals een pianist) alsof zij deze soepel willen houden.
Indien u naar een vakbeurs gaat als bezoeker nooit uw boekentas los laten, nooit uw vest met uw portefeuille op een stoel achter u hangen (bv in de cafetaria).
Uw etalage kasten steeds op slot houden, opgelet voor plastic deurtjes, deze zijn soepel en deze kunnen verwrongen worden. Dieven komen zeldzaam alleen dus opletten als iemand vòòr u komt staan en zo u zicht op uw stand verhindert.
Nooit iets laten liggen op uw bureel, vergeet niet dat u op een vakbeurs staat waar iedereen binnen en buiten kan wandelen.

Dag - 3maanden
U hebt nu alles vastgelegd, uw dossier is compleet. Vergeet niet alle bewijsstukken in uw dossier te steken, liefst met gekleurde tussenmappen.
1-Bestelling van de stand briefwisseling met de organisator.
2-Bestelling van de standenbouwer met alle nodige bijbehoren (telefoon, safe enz).
3-Hotel, bestelling en bevestigingen van de reservatie.
4-Reis: reservatie van vliegetiketten en shuttle naar de beurs en hotel.
5-Verzekering: melding van deelname zonder bedrag en bewijs van uw makelaar dat u een dekking hebt gekregen. Verzekering van uw bagage is ook aan te raden, regelmatig verdwijnen valiezen op de een of de andere luchthaven, soms krijgt u deze terug maar soms zijn zij verdwenen.
Opengebroken valiezen is ook niet zeldzaam.
6-Courrierdienst voor verzending van goederen.
7-Klanten: lijst van lokale klanten.
8-Diversen.

Klanten:
Er zijn twee mogelijkheden ofwel nodigt u klanten uit op uw stand ofwel gaat u ervan uit “liever niet” want dan kunnen zij in contact komen met mijn concurrenten die ook op de vakbeurs staan. In de twee gevallen gaat u naar een vakbeurs vooral om nieuwe klanten te maken. Het is de moment om lijsten van juweliers, juwelenfabrikanten en groothandelaars aan te vragen via Consulaat, Ambassade of Kamer van Koophandel. De Kamer van Koophandel van het land zelf waar de vakbeurs plaats heeft, indien zij er een in België hebben, kan ook een zeer goede steun zijn, het is zelfs aan te raden om een ritje naar Parijs te doen om daar de Kamer van Koophandel te ontmoeten indien zij er geen in de Benelux hebben. Een ander niet te versmaden middel is lid worden van de World Trade Center (WTC), dit is een wereldwijde organisatie die haar leden helpt om contacten te leggen in alle landen. Zij kan u lijsten bezorgen van invoerders, juweliers enz. U kan zelfs in de meeste WTC’s een bureeltje krijgen om uw klanten te ontvangen. Zij beschikken over alle communicatiemiddelen en staan ook ter uw beschikking om u te helpen met lokale administratieve vragen. WTC’s zijn altijd centraal gelegen en zijn ook goede “meeting points”.
Export Vlaanderen, nu Flanders Investment & Trade, kan u ook een handje helpen met opzoeken van deze lijsten. Daarenboven moet u een aanvraag doen voor subsidies aangezien er ieder jaar lijsten uitgegeven worden van goedgekeurde vakbeurzen (waarvoor zij financieel tussenkomen). Maar u kan ook een aanvraag doen voor tussenkomsten voor prospectie onkosten, verplaatsing en hotel. Een bezoek aan Export Vlaanderen loont wel de moeite. Zij hebben ook lokale medewerkers de zogenaamde handelsattachés, u kan met deze personen contact opnemen en aangezien zij reeds enkele jaren ter plaatse zijn kunnen zij u ook tips en advies geven. Het is wel zo dat de ene handelsattaché meer dynamisch kan zijn dan de andere.
Het is nu ook tijd om een speciale editie van uw website te maken en aan te kondigen dat u aanwezig zal zijn op de vakbeurs. U kan dan via een gespecialiseerde firma een mailing sturen naar alle groothandelaars in edelstenen en juwelenfabrikanten. De grootte van uw mailing hangt af van uw investering. Maar het is zeker aan te raden om een lokale mailing te starten hetzij elektronisch hetzij per post of per fax met de melding dat uw firma aanwezig zal zijn (met nummer van uw stand) en wat u zal kunnen aanbieden.

Dag - 1maand
U kan nu reeds een uitnodiging sturen naar uw klanten of naar potentiële klanten. Een brief of een kaart met een gratis inkomticket komt sympathiek over, u kan er nog aan toevoegen een uitnodiging voor een drink op uw stand. Een publiciteitstunt zoals een nieuw slijpsel of een gadget is een pluspunt om de klant te lokken. Persoonlijk heb ik steeds demonstraties gegeven van diamantslijpen, diamantzagen en snijden.
Dit wegens de bekende slogan “Work facinated me, i can sit and watch it for hours” Een klassiek fenomeen, dat als er mensen vòòr uw stand staan te kijken, dit de andere bezoekers aantrekt.
U kan ook opteren voor een videoscherm (1 scherm ofwel de meer spectaculaire 4 tot 6 schermen) met een promotiefilm over uw firma. Hiervoor moet u wel de bestelling doen op “Dag -3maanden”. Het wordt tijd dat u de kist met materiaal klaarmaakt, lampen, weegschaal, rekenmachientjes, loepen, sorteertangen (nooit meenemen in uw zak, deze worden afgepakt bij de security in de vlieghaven). Folders, gadgets geschenkjes, visitekaartjes (deze worden in grote hoeveelheden uitgegeven), potlood, papier, schupjes, gom, nietjesmachine, perforator, plakband en een zakje met klein gereedschap (tang, schroevendraaier, schaar, enz). De transporteur heeft de sleutels van de kist nodig voor de douane inspectie, vergeet niet het dubbel van de sleutels voor u te houden en mee te nemen. U moet ook goede afspraken maken met uw transporteur, uur van vertrek, uur van aankomst in het land en bezorging op de beurs. Heel belangrijk is de coördinaten van zijn lokale agent (naam, telefoon, fax).
De kleinste alledaagse benodigdheden op uw bureel zal u op een beurs vervelend missen. Wat gaat u doen voor uw etalages ? U kan gewoon uw stenen in zwarte doosjes laten met daarop de kleur, de zuiverheid en type van certificaat. Maar u kunt ook iets origineel uitwerken voor uw etalage, iets aantrekkelijk of spectaculair. Ik heb technische tekeningen over diamant gebruikt, oude diamantwerktuigen, antieke microscopen, enz. laat u inspiratie maar gaan. Het is nu ook tijd voor: Is uw reispas in orde ? Moet u geen visa hebben ?

Dag – 2 weken
De druk komt op, terug uw checklist en uw dossier controleren. Zien of u op alle bestellingen bevestiging hebt ontvangen. Een rappel sturen naar uw klanten per mail met de hoop hen te mogen begroeten en dat u een bijzondere collectie zal bij hebben.
Wensen zij bepaalde goederen te zien zonder verplichting ?

Dag - 1week
U kan nu de verzekering verwittigen over de waarde dat u gaat meenemen, u hebt hier ook twee mogelijkheden ofwel laat u uw verzekeraar alles verzekeren, transport en verblijf op de beurs, ofwel slechts het verblijf en de koeriersdienst zal de verzekering van het transport op zich nemen. U kan ook een persoonlijk transport doen maar de premie kan soms duurder uitvallen dan met een transporteur. Daarbij genomen dat het toch een bijkomend risico is, vele exposanten hebben de rampzalige ervaring gehad om bestolen te worden in het vliegtuig(terwijl u slaapt b.v.), op de vlieghaven, hotel (als men moet aanschuiven voor de balie) of op parking van de vakbeurs (tijdens het in- en uitladen). Er zijn zelfs brutale overvallen gebeurd in de buurt van vakbeurzen waar de slachtoffers hardhandig werden aangepakt en zelfs vermoord (Bazel). Vergeet niet dat een “ongeluk”, zelfs zonder geweld, een hoop ellende betekent, aangifte bij de politie, zonder goederen op de beurs staan en nadien de lijdensweg om door de verzekering terugbetaald te worden.
Bij persoonlijk transport moet u ook alle douane documenten zelf klaarmaken en naar D.O. maar eens u deze pijnlijke procedure van D.O. doorgemaakt hebt, moet u geen schrik meer hebben voor een andere problematiek met buitenlandse douane, voor de buitenlandse douane instellingen is het tonen van de factuur, de goederen (zelden, soms 1 of 2 lotjes) en transport documenten, een gewoon snelle administratieve afwerking waar u enkele minuten mee zal verliezen. Voor de buitenlandse douane is trouwens diamant een product zoals een ander. Het gaat wel anders als u een vakbeurs verlaat waar u verkocht hebt, dan moet u facturen voorleggen en de mogelijk taksen (die u van de klant ontvangen hebt) betalen. Maar hier ook kunt u indien u haastig bent een uurtje alvorens iedereen naar de douane gaat, de grote rush, u documenten laten in orde maken, administratief verloopt dit terug zeer soepel (b.v. Bahrein en Bazel). Indien u naar Hong Kong gaat hebt u niet de minste last, daar mag u met uw goederen binnen en buiten zonder enige formaliteit. Bij uw terugkeer moet u wel langs het D.O. waar u terug de lange administratieve lijdensweg voor wederinvoer moet volgen.

Dag – 2
Goederen moeten klaar staan met factuur, kopij van de factuur faxen aan de verzekeraar (niet persoonlijk afgeven) en 2 kopijen van de fax en bevestiging, één in uw dossier steken (indien er een accident zou voorkomen en u het aan de lokale politie moet voorleggen) en de andere blijft op uw bureel.
De goederen worden opgehaald door de transporteur, u kan ook de kist met het materiaal aan hem mee geven. Airwaybills bijhouden in uw dossier. Vraag aan de expediteur de naam en de gegevens van hun correspondent op de beurs.
Uw laptop bevat reeds uw stocklist van goederen die u bij hebt, alsook de goederen waarover u kan beschikken maar die u niet meeneemt. U moet ook lege facturen bij hebben, notaboek, lege partijbriefjes, commissiebriefjes. Het is aan te raden om ook een kleine printer te hebben.

Vertrek
Op dit stadium moet alles klaar zijn. Nog uw reispas, vliegticket en één of meerdere creditkaarten en u kan vertrekken met uw laptop. Vergeet niet een beetje cash geld in lokale munten voor taxi, bus of drinkgeld.
Ik geef altijd de raad om een “survival kit” bij te hebben met het hoogst nodige o.a. aspirine voor hoofdpijn, keeltabletten (airco), Ercéfuryl (buikloop), supo voor constipatie, ontsmettingsalcohol, sparadrap, lavex, kleenex deze lijst kan u zelf verder uitwerken. Vergeet niet dat u in een vreemd land terecht komt. Als u iets tegenkomt zijn de apothekers nooit in de buurt.
Aangaande uw vliegtuigticket is het aan te raden om eerst de verschillende maatschappijen te vergelijken en indien u beslist om veel te reizen, een overeenkomst te hebben om uw miles op te tellen, dit geeft u talrijke voordelen.
Niet vergeten dat de luchthavens het uitverkoren grondgebied is van dieven, dus opletten voor uw bagages maar vooral voor uw aktetas, computer enz. Een ogenblik van onoplettendheid en uw waardevolle laptop is verdwenen tussen de massa. Opletten voor mensen die u aanspreken of “per ongeluk” een duwtje geven. Er zijn dieven die koffers zonder bodem hebben dat zij over een koffer kunnen schuiven en zo met uw valies ervan doorgaan.

Aankomst
Indien u in een andere tijdzone bent aangekomen en u b.v. ‘s morgens aankomt, zeker niet gaan slapen ! U moet het volhouden tot minstens 11 ‘s avonds zodat u het tijdsverschil kan overbruggen en de volgende dagen zonder moeite kan werken. Met dit systeem heb ik nooit problemen gehad met “Jet lag”.
Na uw bagages te hebben neergezet en u verfrist te hebben in het hotel, moet u zo snel mogelijk naar de beurs om te zien of alles volgens de planning verloopt. U moet u eerst aanmelden bij de balie van de exposanten daar krijgt een grote omslag met uw badges, mededelingen, uitnodigingen van andere firma’s enz. En vooral de cataloog waarin u later nog eens potentiële klanten kan vinden tussen de deelnemers, u moet ook nazien of uw firma er goed in vermeld staat. Meestal is er iets dat misloopt, de stand is niet afgewerkt, uw safe staat er nog niet, uw telefoonlijn werkt niet, de verlichting is niet aangesloten, uw materiaal en/of uw goederen zijn niet aangekomen.
Neem contact op met uw locale verzendingsmaatschappij voor een afspraak, de grote maatschappijen (Brink’s of Ferrari) hebben hun vertegenwoordiger en een balie op alle beurzen. Indien u wenst naar u bureel te bellen vergeet niet dat er b.v. 6 uren of meer verschil kan zijn.
Vooral geen paniek, meestal komt alles in orde na meerdere telefoons, faxen en heen en weer geloop. U kan nu uw materiaal opbergen en uw vitrinekasten reeds klaar maken, is alles klaar voor de strijd ? Sluit goed uw goederen op, ga lekker eten en rond 11 slapen.

D-day
De meeste beurzen starten om 9 uur en eindigen om 18 uur, de exposanten mogen een uur vroeger komen om hun goederen in de etalages te zetten en een uur na de sluitingsuur blijven om alles op te sluiten en op te ruimen. Maar er zijn ook andere beurzen zoals Bahrein en Dubaï waar men pas om 16 uur begint tot 22 uur. Dit geeft u de mogelijkheid om klanten te bezoeken in de loop van de morgen.
De eerste dag begint dus met de uitstalling van uw goederen, dit moet u doen vòòr de opening van de beurs, juist hetzelfde als bij de sluiting wanneer u de goederen uit de etalage haalt, steeds uw stand dicht houden. De klanten mogen binnen komen als alles klaar is: etalage gesloten, goederen veilig achter u, iedereen op post.
Vanaf de eerste klant moet u hem zijn visitekaartje vragen, ofwel schrijft u op de achterzijde van zijn visitekaartje wat hij wenst, ofwel typt u of uw medewerker het in zijn laptop met de nodige opmerkingen in een filemaker bestand.
Zoals eerder gezegd wees voorzichtig met nieuwe klanten, nooit twee of meerdere loten op tafel leggen. Ik raad u aan om alvorens een lot meelees te tonen het lot vòòr de klant te wegen en nadien terug te wegen alvorens het terug in uw stock te steken.
Indien de klant een cachet wenst te maken moet u en niet de klant de omslag sluiten en eerst zien of de goederen in het lot zitten en nogmaals wegen. Het zal niet de eerste keer zijn dat, nadat de klant het cachet gesloten heeft, hij niet meer komt opdagen. Als de omslag dan geopend wordt zit er droge rijst of CZ in. Stenen verwisselen is vlugger gebeurd op een vakbeurs met alle drukte erom heen dan op uw bureel.
Een ander gevaarlijk moment is als de klant een steen uit de etalage vraagt, wees voorzichtig laat geen goederen achter op uw bureel en sluit de etalage onmiddellijk terug af. Ik wens de deelnemers geen schrik op het lijf te jagen maar wel erop aan te dringen dat zij heel voorzichtig moeten zijn.

Indien u over grotere budgetten beschikt kan u onmiddellijk na het sluiten van de beurs een receptie aanbieden waar u ook de pers op kunt uitnodigen. Als u uw klanten hebt uitgenodigd voor een drink is het beter dat er een persoon voor aangesteld is om voor hen te zorgen. Het komt ook sympathiek over om een gadget-souvenir te overhandigen aan uw klant als hij vertrekt. Hiervoor zijn er talrijke items zoals schupjes, loepen, doekjes, sorteerblokken, sorteertangen enz. alles met discreet de naam van uw firma opgedrukt, af te raden is een gadget met uw naam in knalkleuren en in grote letters, deze gadgets verdwijnen in de eerstvolgende prullenmand. Er zijn verschillende firma’s die zich hebben gespecialiseerd in promo-giften, in Hong Kong kan u zelfs alle diamantbenodigdheden krijgen met uw naam erop gedrukt. Een mooi leaflet in kleuren liefst in glanspapier met de presentatie van uw firma, foto’s van de beheerders, van de slijperij, uw website en een historiek van de firma. U kan ook een CD overhandigen met deze presentatie waarin u ook een korte film kan toevoegen over het bureel in Antwerpen en de slijperij of zichten van de beurzen en de “square mile”. Een didactische film over diamant wordt altijd met dank aangenomen aangezien de juweliers dit aan hun klanten kunnen tonen. Het is aan te raden om ‘s avonds na sluitingsuur de stock op te maken, de verkochte goederen klaar maken voor verzending, deze ook inschrijven in uw computer, voorschotten of betalingen van goederen natellen inschrijven enz., m.a.w. uw boekhouding bijhouden. Het ligt nog fris in uw geheugen en u zal u zich een vergetenheid (het is normaal door de drukte) snel herinneren. Indien u wacht tot de laatste dag kan dit een puinhoop worden met veel ergernis en paniek. U hebt de mogelijkheid nog ‘s avonds één of meerdere klanten uit te nodigen in een restaurant waar men beter kan kennismaken. Het is ook mogelijk dat er klanten zijn die u zullen uitnodigen. Een gouden regel is, evengoed voor in België als in het buitenland, nooit goederen meenemen naar een hotel om aan mogelijke klanten te laten zien! Noch voor de Sjeik van 1001 nachten noch voor de Keizer van China! Tientallen “accidenten” zijn er reeds gebeurd op die wijze. De klant moet maar op de beurs komen ofwel gaat u hem later bezoeken op zijn bureel of in zijn winkel.

ATA
Als u naar een beurs gaat kunt u ook met een ATA carnet werken, dit is een document dat een jaar geldig is om met stalen rond te reizen, u kan ermee dag en nacht over de grenzen gaan zonder andere documenten of onkosten. Het document bestaat uit verschillende bladeren in verschillende kleuren. Telkens u een land binnengaat zal de douane een stuk van een blad afscheuren en de andere helft afstempelen, dit doen zij ook als u het land verlaat. Het is een zeer snelle regeling, zelden moet men aan de grenzen hiervoor wachten. De carnet bestaat uit verschillende in- en uitgaande documenten die u de mogelijkheid geeft om verschillende landen te bezoeken. U moet wel opletten dat u genoeg bladeren hebt die overblijven om terug te keren, indien u één blad te kort hebt is de douane onverbiddelijk en de goederen worden geblokkeerd tot u een nieuw ATA document kunt binnenbrengen. Het is een zeer gemakkelijk systeem om prospectie te doen buiten Europa, maar u kunt niets verkopen. De ATA carnet kan u aanvragen bij een Kamer van Koophandel, hiervoor moet er wel een vergoeding betaald worden in evenredigheid met de waarde.

Laatste dag
De vakbeurzen hebben de gewoonte om de laatste dag vroeger hun deuren te sluiten om de exposanten de kans te geven om alles af te breken en klaar te maken voor de verzending. Meestal is het minder druk en is het reeds rond de middaguren zo stil dat u de kans krijgt om een bezoek te brengen aan andere standhouders. U hebt reeds van de eerste dag de cataloog gekregen met de namen van de deelnemers. U hebt dus enkele dagen gehad om de cataloog door te nemen en de potentiële klanten uit te kiezen. Het is ook het moment om alles rustig voor te bereiden voor de verzending, u moet de verantwoordelijke van b.v. Brink’s opbellen en een afspraak maken om de goederen op te halen. U moet de documenten invullen voor verzending en de verkoopsfacturen meegeven (dubbel voor u bijhouden), uw stock moet perfect in orde zijn anders kan u problemen krijgen bij de wederinvoer. Een kleine vergissing kan een hoop ellende betekenen bij D.O.
Indien er onbekende klanten binnenkomen op het laatste ogenblik tijdens het inpakken wees voorzichtig, zij kunnen slechte bedoelingen hebben en gebruik maken van de drukte om iets te stelen.
Als alles opgeborgen is doen u en uw medewerkers nogmaals de ronde binnen en buiten de stand. Het is niet onmogelijk dat u nog iets in de etalage, in de lade van het bureel of in de safe vergeten bent.

Flying home
U kunt de zelfde avond of de volgende morgen terugkeren maar er is ook een andere optie namelijk een paar dagen langer blijven om de nieuw gemaakte klanten eens te gaan bezoeken. Het heeft verschillende voordelen, 1° u kan zien waar hij zijn bureel heeft, is het werkelijk een belangrijke zaak ( als een klant u komt bezoeken op de beurs zullen zij zich steeds als een belangrijke firma voorstellen). 2° Hij zal het appreciëren dat u hem een bezoek brengt. 3° U kan nog eens napraten over enkele onderwerpen waarvoor u niet de tijd had of niet aan gedacht heeft tijdens de beurs.

Terug op uw bureel
De eerste 2 à 3 dagen bent u sowieso kwijt aan de goederen terug na te zien, te klasseren, de balans op te maken en bestellingen klaar maken en verzenden.
Indien het nieuwe klanten zijn in Europa maakt u een factuur zonder BTW maar u moet wel de juiste nummer op de factuur zetten. Is de nummer fout, moet u de BTW betalen. Voor deze reden is een telefoontje wel lonend naar de centrale dienst voor BTW n° 02.552.58.91 voor internationaal voor België is het 03.203.34.45. Soms kan een klant een nummer per ongeluk verkeerd gegeven hebben. Maar zo vermijdt u onnodige problemen te hebben later.
Er zijn maatschappijen die zich specialiseren om de BTW terug te vorderen op de facturen die u betaald hebt, hiervoor nemen zij meestal 25% commissie, u moet zelf maar uitmaken of het voor u lonend is, u moet wel enkele maanden geduld hebben alvorens het saldo op u rekening komt. Het dossier voor Vlaanderen Export (Flanders Investment & Trade) moet ook afgewerkt worden volgens de richtlijnen. U hebt alle justificaties en facturen van onkosten bijgehouden waarvan u een kopij naar hen zal sturen.
Het is ook tijd om de onkosten berekening te maken, alle inkomende facturen aangaande de beurs moeten opgeteld worden zodat u een juiste raming hebt van de reëele kosten. Anderzijds moet u de verkopen (indien er waren) in de positieve saldo zetten. Maar indien u een negatieve balans krijgt betekent dit niet dat het een slechte beurs was aangezien u ook het kersverse klanten bestand in de positieve saldo moet steken. Een definitieve balans kan u slechts na 3 à 5 jaar maken.

Een week later
Het is nu tijd om alle contacten terug op te nemen. Eerst een brief , mail of fax met bedanking voor het bezoek dat de klant aan u firma gedaan heeft. U weet dankzij uw bestand in uw computer welke eisen hij zal stellen, zijn soorten goederen die hij wenst, zijn turn-over enz. U kan hem dan uitnodigen om naar Antwerpen te komen (al of niet op uw kosten) ofwel een planning opmaken om hem en enkele andere klanten te gaan bezoeken.
Een telefonisch contact na 2 weken is aan te raden, het is meer persoonlijk dan een brief, fax of mail. De klant zal moeten antwoorden op uw pertinente vragen en hij zal ook gemakkelijker vragen stellen over prijzen en kwaliteit.
Verliest vooral uw moed niet, vergeet niet dat er nog tientallen collega’s zijn die ook op de beurs stonden en ook op jacht gaan. Neem alle redenen mogelijk om met de klant terug contact te leggen. Tracht iets aan te bieden dat uw collega’s niet kunnen of niet wensen te doen. Naverkoop service is zeer belangrijk, in het begin zal de nieuwe klant bestellingen plaatsen die hij op een ander niet of niet gemakkelijk vindt, kleine bestellingen, de boodschap is dan “doorbijten”, op termijn zal de klant toch naar u komen. Men mag niet vergeten dat de klanten reeds hun bevoorradingsbronnen hadden alvorens zij bij u kwamen. Waarom is de klant naar u gekomen? Deze vraag moet u zich stellen, zoekt hij goederen die hij bij zijn leverancier niet vindt, zoekt hij betere prijzen ? Een snellere service ? Een nieuw slijpsel, kwaliteit ? Ofwel, dit kan ook gebeuren, simpel weg krediet. Dan is het aan u om het risico te overwegen.

Psychologie
Een punt staat vast, u hebt uw klantenbestand kunnen uitbreiden zoals u het nooit zou kunnen doen indien u in Antwerpen zou gebleven zijn. Als u als bezoeker gaat hebt u slechts de mogelijkheid om standhouders te bezoeken. Als standhouder hebt u niet alleen de bezoekers die u kan aanlokken maar u kan ook tijdens stillere momenten de andere standhouders bezoeken. U staat als standhouder ook sterker tegenover de klanten, die u komen zijn bezoeken op uw stand, dan indien u met uw attaché case hen had bezocht. Als bezoeker van de beurs, komt u ook soms ongelegen op de stand van een fabrikant, u bent ook niet de eerste die hem komt bezoeken. Maar als standhouder, indien u hem op zijn stand bezoekt, staat u op gelijke voet met hem en u kunt hem uitnodigen op uw stand om goederen te zien en nader kennis te maken met uw firma. U hebt ook de mogelijkheid om een folder te laten afgeven bij de andere standhouders en hen uit te nodigen voor een bezoek op uw stand.

Conclusie
Het deelnemen aan een vakbeurs is een grote investering en u weet pas na enkele jaren of het een goede vakbeurs was. Met de huidige evolutie van de globalisatie heeft men meer afzetmogelijkheden maar is de concurrentie ook veel harder geworden. De Antwerpse diamantair moet bewegen en zijn cliënteel steeds uitbreiden om te overleven, één van de mogelijkheden is de deelname aan vakbeurzen.
Ik heb u hiermede enkele tips gegeven uit mijn ervaring die ervoor zullen zorgen dat uw deelneming bijna vlekkeloos zal kunnen verlopen.
Ik wens hiermede de nieuwe generatie “reizende diamantairs” veel succes en doorzettingsvermogen. Hun inzet zal vroeg of laat beloond worden.

Eddy Vleeschdrager
25 jaren ervaring in de meeste vakbeurzen van het Verre Oosten tot de VS en van Europa tot het Midden Oosten.

 
Back to overview